始末書 書き方
始末書 書き方

始末書を書かせるには就業規則が必要

始末書を書かせるには就業規則が必要

 

「始末書」って聞いたことありますか?


始末書は、業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、
事実関係を簡潔にしるし、お詫びと二度と起こさないということを誓約させる
ための文書です。


公務員であれば、戒告(譴責)、訓告で始末書の提出を求められることになります。
民間企業でも同様に、始末書を要求することがあります。


しかし、民間企業の場合、職務規程(就業規則)に始末書の提出を定める条項が必要です。


民間企業では、個人の意思の自由が尊重されるからです。


職務規程(就業規則)がないと始末書による懲戒処分はできませんし、
職務規程(就業規則)に書かれてある懲戒事由に該当しない言動についても、
始末書による懲戒処分を行うことはできません。


公務員ならまだしも、職務規程の整備されていない民間会社で
むやみやたらに始末書を書かせる上司がいますよね?


ちょっと調べてみたら、実は、あなたは、「懲戒処分される理由がなかった!」
ってことになるかもしれませんよ。

 


始末書と顛末書の使い分け

始末書と顛末書の使い分け

始末書顛末書って違いが分かりますか?


【始末書】

業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、事実関係を簡潔にしるし、お詫びと二度と起こさないということを誓約させるための文書


【顛末書】

業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、一部始終を報告するために提出する文書


始末書は過失に至った経緯の報告と「謝罪」を誓約するものであり、顛末書は単に事実関係の報告を行うものとなります。


民間会社は「謝罪や反省の文を書け」と強制することはできません。
なぜなら、個人の意思の自由が尊重されるからです。

始末書は、労働者の自由な意思や感情にまで及ぶものなので、会社が謝罪の文書を強制的に提出させることはできず、顛末書は報告書であるため、業務命令の一環として命じることができます。

始末書の構成は、その性質より、事実経過の部分と、謝罪・反省の部分に分けられます。

民間会社で何か事件が起こった場合に、再発防止の意味を込めて、始末書を従業員と合意の基作成した方がいいと判断される場合があります。

しかし、従業員と始末書の作成について合意が得られなかった場合には、顛末書に転じて事実関係のみを報告させると言うことは要求できます。


始末書を民間企業が書かせられないワケ

始末書を民間企業が書かせられないワケ

始末書を民間企業が書かせられないって知っていましたか?

「元々使用者からの始末書提出の指示命令は、懲戒処分を実施するために出されたものであり業務命令ではなく、この指示命令を拒否したことを理由に新たな懲戒処分をすることは許されない。」と判示してあり、始末書提出を業務命令として要求することは困難だという解釈になっています。

始末書はその性質上、本人が非を認め謝罪する内容を求めます。

そのため、始末書は、労働者の自由な意思や感情にまで及ぶものなので、会社が謝罪の文書を強制的に提出させることはできないということなのです。

そうは言っても、何かしらの文書が必要という場合がありますよね。

そのときのために顛末書というものがあります。

こちらは事実関係のみを綴った報告書です。

顛末書は報告書であるため、業務命令の一環として命じることができるとなります。

無理やり始末書をとるという事をせず、顛末書で事実を残し、処分対応するのが現実的でしょう。


始末書の一般的構成

始末書の一般的構成

始末書の構成って知っていますか?

始末書とは、業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、事実関係を簡潔にしるし、お詫びと二度と起こさないということを誓約させるための文書です。

そのため、事実関係を簡潔に記す部分と、お詫びを述べる部分、二度と起こさないということを誓約し懇願する部分の大きく分けて3つに分けることができます。

その中で書く順番に並べると以下のようになります。


【事実関係を簡潔に記す部分】

(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由

【お詫びを述べる部分】

(3) 反省とお詫び

【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】

(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現


始末書には、こういう書き方でなければいけないという定型のフォーマットや様式があるわけではありません。

会社によっては、始末書の書式を用意している場合もあります。

始末書は、反省していることや、お詫び、二度と同じ不始末を繰り返さないという誓いをするために書くものであることから、上記の書き方が通常取られています。


始末書から伝えるもの

始末書から伝えるもの

始末書は、書かせる側からすれば、業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、事実関係を簡潔にしるし、お詫びと二度と起こさないということを誓約させるための文書です。

では、始末書を書く側は何を伝えればよいのでしょうか?

始末書を書く側は、始末書を提出する人に対し、事実関係を簡潔に理解させ、反省し、二度と起こさないということを誓約していることを文書で疑問もなく納得させなければなりません。

もし、始末書を書き直すと言うことになったらどうでしょう?

そのことは、「あなたの反省の仕方が悪い」と言われているも同然です。

素直に不始末を認めて、相手に対して誠意を持って謝罪をしているかが、始末書で相手を納得させるポイントです。

誠意を伝えるには、お詫びに徹し、事実の概要を正確に理解し、その内容をしっかりと記述していることが必要になります。

あなたの気持ちを誠実に綴り、先方の心を揺さぶる始末書が事態を好転させる始末書と言えるでしょう。


始末書は相手の心を揺さぶるべし

始末書は相手の心を揺さぶるべし

始末書の構成は以下のようになります。


・事実関係を簡潔に記す部分
・お詫びを述べる部分
・二度と起こさないということを誓約し懇願する部分


始末書の構成を、さらに細分化すると以下のようになります。


【始末書の構成】


【事実関係を簡潔に記す部分】

(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由

【お詫びを述べる部分】

(3) 反省とお詫び

【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】

(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現


箇条書きにした不始末に書くべきポイントを、(1)から順番に文章につなげていけば、文章の流れがととのった始末書が書けます。

始末書を書く上での注意点として、不始末の内容、原因、理由については、詳細に書く必要はなく、事実関係のみを簡潔に書くようにします。

反省やお詫びの言葉も、あくまでも誠実さを伝えることに徹し、簡潔にまとめましょう。

先方の心を揺さぶる始末書になることが重要です。


始末書…「何も分かってない」と言わせないために

始末書…「何も分かってない」と言わせないために

始末書の構成は以下のように5段階で書くことができます。


【始末書の構成】


【事実関係を簡潔に記す部分】

(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由

【お詫びを述べる部分】

(3) 反省とお詫び

【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】

(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現


ここでは、(1) 不始末の内容を取り上げます。


始末書の本文には、はじめに不始末の内容と経過を書きます。

始末書だからと言って、克明に書く必要はありません。

始末書には、要点であるところの、「いつ、どこで、だれが、何をしたか」を簡潔かつ正確にまとめます。

先方の認識している事実とこちらの認識している事実が同じで、何が起こって問題になっているのかちゃんと理解しているかがポイントです。

ここをはずすと「何も分かってない」と言われるのがオチです。


始末書…馬鹿にされない原因・理由の分析

始末書…馬鹿にされない原因・理由の分析

始末書の構成は以下のように5段階で書くことができます。


【始末書の構成】


【事実関係を簡潔に記す部分】

(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由

【お詫びを述べる部分】

(3) 反省とお詫び

【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】

(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現


ここでは、(2) 不始末の原因や理由をとりあげます。


ここではあなたの分析能力が問われます。

あなたの考え得るBESTのやり方、もしくは、会社で定められたBESTのやり方があったのだが、今回はそれとは違うやり方してしまった、と言うのがここで述べる内容です。

ここで注意したいのは、表現が言い訳や正当化につながらないようにすることです。

自己の正当化をしたり、他人にも責任があることを説明するような文章を書かないということです。自分の過ちを潔く認めるという姿勢で書きましょう。

たとえ、他の人にも非があったり、責任がある場合でも、始末書では他の人には言及せず、自分の過ちだけについて書きます。

客観的に事実をまとめて誠意を示すようにします。

ここで、BESTのやり方と比較しておかないと、「そんなやり方でやってたの?お粗末だねぇ。」と馬鹿にされることになります。


始末書…反省とお詫びは必需品

始末書…反省とお詫びは必需品

始末書の構成は以下のように5段階で書くことができます。


【始末書の構成】


【事実関係を簡潔に記す部分】

(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由

【お詫びを述べる部分】

(3) 反省とお詫び

【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】

(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現


ここでは、(3) 反省とお詫びを取り上げます。


「深く反省しております。」
「誠心誠意お詫びいたします。」


この言葉は、始末書の必需品です。

この言葉が始末書を始末書たらしめていると言っても過言ではありません。

それだけに、この言葉がないと、始末書の意味をなしません。


(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由

を述べ終わったら必ずこれらの言葉で締めるようにして下さい。

ここでいったん締めるからこそ、

(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現

が活きてきます。

「始末書の書き方知ってるの?」と言われないために、反省とお詫びは必ず記述して下さい。


始末書…許しを得ることが肝要

始末書…許しを得ることが肝要

始末書の構成は以下のように5段階で書くことができます。


【始末書の構成】


【事実関係を簡潔に記す部分】

(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由

【お詫びを述べる部分】

(3) 反省とお詫び

【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】

(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現


ここでは、(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現を取り上げます。


「このたびに限り、寛大なるご措置をお願い申し上げます。」

よく始末書の文中に出てくる文句ですね。

「許し」があってこそ初めて物事が先に進みますし、そもそも、「許し」を得ることが始末書という形を取る目的なのです。

相手の心を揺さぶり、誠意が伝えられれば後は人情として穏便に物事が進むのは決まったようなものです。

相手から「許し」を引き出す為に、「寛大なるご措置」と言う行為を要求すると言うことです。

この一言があれば、「許す」と言う言葉を相手も言いやすくなるのです。

ただし、「許し」を懇うことと「卑下」とは違います。

行為が悪かったのであって、あなたと相手との間に貴賤の区別がついたわけではありません。

決して自らを卑しむ文章を書くことだけはしないようにして下さい。