「始末書」って聞いたことありますか?
始末書は、業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、
事実関係を簡潔にしるし、お詫びと二度と起こさないということを誓約させる
ための文書です。
公務員であれば、戒告(譴責)、訓告で始末書の提出を求められることになります。
民間企業でも同様に、始末書を要求することがあります。
しかし、民間企業の場合、職務規程(就業規則)に始末書の提出を定める条項が必要です。
民間企業では、個人の意思の自由が尊重されるからです。
職務規程(就業規則)がないと始末書による懲戒処分はできませんし、
職務規程(就業規則)に書かれてある懲戒事由に該当しない言動についても、
始末書による懲戒処分を行うことはできません。
公務員ならまだしも、職務規程の整備されていない民間会社で
むやみやたらに始末書を書かせる上司がいますよね?
ちょっと調べてみたら、実は、あなたは、「懲戒処分される理由がなかった!」
ってことになるかもしれませんよ。
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始末書と顛末書って違いが分かりますか?
【始末書】
業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、事実関係を簡潔にしるし、お詫びと二度と起こさないということを誓約させるための文書
【顛末書】
業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、一部始終を報告するために提出する文書
始末書は過失に至った経緯の報告と「謝罪」を誓約するものであり、顛末書は単に事実関係の報告を行うものとなります。
民間会社は「謝罪や反省の文を書け」と強制することはできません。
なぜなら、個人の意思の自由が尊重されるからです。
始末書は、労働者の自由な意思や感情にまで及ぶものなので、会社が謝罪の文書を強制的に提出させることはできず、顛末書は報告書であるため、業務命令の一環として命じることができます。
始末書の構成は、その性質より、事実経過の部分と、謝罪・反省の部分に分けられます。
民間会社で何か事件が起こった場合に、再発防止の意味を込めて、始末書を従業員と合意の基作成した方がいいと判断される場合があります。
しかし、従業員と始末書の作成について合意が得られなかった場合には、顛末書に転じて事実関係のみを報告させると言うことは要求できます。
]]>始末書を民間企業が書かせられないって知っていましたか?
「元々使用者からの始末書提出の指示命令は、懲戒処分を実施するために出されたものであり業務命令ではなく、この指示命令を拒否したことを理由に新たな懲戒処分をすることは許されない。」と判示してあり、始末書提出を業務命令として要求することは困難だという解釈になっています。
始末書はその性質上、本人が非を認め謝罪する内容を求めます。
そのため、始末書は、労働者の自由な意思や感情にまで及ぶものなので、会社が謝罪の文書を強制的に提出させることはできないということなのです。
そうは言っても、何かしらの文書が必要という場合がありますよね。
そのときのために顛末書というものがあります。
こちらは事実関係のみを綴った報告書です。
顛末書は報告書であるため、業務命令の一環として命じることができるとなります。
無理やり始末書をとるという事をせず、顛末書で事実を残し、処分対応するのが現実的でしょう。
]]>始末書の構成って知っていますか?
始末書とは、業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、事実関係を簡潔にしるし、お詫びと二度と起こさないということを誓約させるための文書です。
そのため、事実関係を簡潔に記す部分と、お詫びを述べる部分、二度と起こさないということを誓約し懇願する部分の大きく分けて3つに分けることができます。
その中で書く順番に並べると以下のようになります。
【事実関係を簡潔に記す部分】
(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由
【お詫びを述べる部分】
(3) 反省とお詫び
【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】
(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現
始末書には、こういう書き方でなければいけないという定型のフォーマットや様式があるわけではありません。
会社によっては、始末書の書式を用意している場合もあります。
始末書は、反省していることや、お詫び、二度と同じ不始末を繰り返さないという誓いをするために書くものであることから、上記の書き方が通常取られています。
]]>始末書は、書かせる側からすれば、業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、事実関係を簡潔にしるし、お詫びと二度と起こさないということを誓約させるための文書です。
では、始末書を書く側は何を伝えればよいのでしょうか?
始末書を書く側は、始末書を提出する人に対し、事実関係を簡潔に理解させ、反省し、二度と起こさないということを誓約していることを文書で疑問もなく納得させなければなりません。
もし、始末書を書き直すと言うことになったらどうでしょう?
そのことは、「あなたの反省の仕方が悪い」と言われているも同然です。
素直に不始末を認めて、相手に対して誠意を持って謝罪をしているかが、始末書で相手を納得させるポイントです。
誠意を伝えるには、お詫びに徹し、事実の概要を正確に理解し、その内容をしっかりと記述していることが必要になります。
あなたの気持ちを誠実に綴り、先方の心を揺さぶる始末書が事態を好転させる始末書と言えるでしょう。
]]>始末書の構成は以下のようになります。
・事実関係を簡潔に記す部分
・お詫びを述べる部分
・二度と起こさないということを誓約し懇願する部分
始末書の構成を、さらに細分化すると以下のようになります。
【始末書の構成】
【事実関係を簡潔に記す部分】
(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由
【お詫びを述べる部分】
(3) 反省とお詫び
【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】
(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現
箇条書きにした不始末に書くべきポイントを、(1)から順番に文章につなげていけば、文章の流れがととのった始末書が書けます。
始末書を書く上での注意点として、不始末の内容、原因、理由については、詳細に書く必要はなく、事実関係のみを簡潔に書くようにします。
反省やお詫びの言葉も、あくまでも誠実さを伝えることに徹し、簡潔にまとめましょう。
先方の心を揺さぶる始末書になることが重要です。
]]>始末書の構成は以下のように5段階で書くことができます。
【始末書の構成】
【事実関係を簡潔に記す部分】
(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由
【お詫びを述べる部分】
(3) 反省とお詫び
【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】
(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現
ここでは、(1) 不始末の内容を取り上げます。
始末書の本文には、はじめに不始末の内容と経過を書きます。
始末書だからと言って、克明に書く必要はありません。
始末書には、要点であるところの、「いつ、どこで、だれが、何をしたか」を簡潔かつ正確にまとめます。
先方の認識している事実とこちらの認識している事実が同じで、何が起こって問題になっているのかちゃんと理解しているかがポイントです。
ここをはずすと「何も分かってない」と言われるのがオチです。
]]>始末書の構成は以下のように5段階で書くことができます。
【始末書の構成】
【事実関係を簡潔に記す部分】
(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由
【お詫びを述べる部分】
(3) 反省とお詫び
【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】
(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現
ここでは、(2) 不始末の原因や理由をとりあげます。
ここではあなたの分析能力が問われます。
あなたの考え得るBESTのやり方、もしくは、会社で定められたBESTのやり方があったのだが、今回はそれとは違うやり方してしまった、と言うのがここで述べる内容です。
ここで注意したいのは、表現が言い訳や正当化につながらないようにすることです。
自己の正当化をしたり、他人にも責任があることを説明するような文章を書かないということです。自分の過ちを潔く認めるという姿勢で書きましょう。
たとえ、他の人にも非があったり、責任がある場合でも、始末書では他の人には言及せず、自分の過ちだけについて書きます。
客観的に事実をまとめて誠意を示すようにします。
ここで、BESTのやり方と比較しておかないと、「そんなやり方でやってたの?お粗末だねぇ。」と馬鹿にされることになります。
]]>始末書の構成は以下のように5段階で書くことができます。
【始末書の構成】
【事実関係を簡潔に記す部分】
(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由
【お詫びを述べる部分】
(3) 反省とお詫び
【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】
(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現
ここでは、(3) 反省とお詫びを取り上げます。
「深く反省しております。」
「誠心誠意お詫びいたします。」
この言葉は、始末書の必需品です。
この言葉が始末書を始末書たらしめていると言っても過言ではありません。
それだけに、この言葉がないと、始末書の意味をなしません。
(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由
を述べ終わったら必ずこれらの言葉で締めるようにして下さい。
ここでいったん締めるからこそ、
(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現
が活きてきます。
「始末書の書き方知ってるの?」と言われないために、反省とお詫びは必ず記述して下さい。
]]>始末書の構成は以下のように5段階で書くことができます。
【始末書の構成】
【事実関係を簡潔に記す部分】
(1) 不始末の内容
(2) 不始末の原因や理由
【お詫びを述べる部分】
(3) 反省とお詫び
【二度と起こさないということを誓約し懇願する部分】
(4) 不始末を繰り返さないという誓い
(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現
ここでは、(5) 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現を取り上げます。
「このたびに限り、寛大なるご措置をお願い申し上げます。」
よく始末書の文中に出てくる文句ですね。
「許し」があってこそ初めて物事が先に進みますし、そもそも、「許し」を得ることが始末書という形を取る目的なのです。
相手の心を揺さぶり、誠意が伝えられれば後は人情として穏便に物事が進むのは決まったようなものです。
相手から「許し」を引き出す為に、「寛大なるご措置」と言う行為を要求すると言うことです。
この一言があれば、「許す」と言う言葉を相手も言いやすくなるのです。
ただし、「許し」を懇うことと「卑下」とは違います。
行為が悪かったのであって、あなたと相手との間に貴賤の区別がついたわけではありません。
決して自らを卑しむ文章を書くことだけはしないようにして下さい。
]]>始末書を書く上で気をつけなければいけない点があります。
それは、「自己の正当化」をしたり、「他人にも責任があることを説明するような文章」を書かないということです。
始末書には懲罰的な意味合いがあります。
始末書は、反省やお詫び、二度と同じ不始末を繰り返さないという誓いをするために書くものです。
このことを頭においておけば、
「もともとは、自分の責任じゃない」
「自分は悪くない」
というニュアンスを感じさせる文章は、相応しくないということが理解できると思います。
始末書は、自分の過ちを潔く認めるという姿勢で書きましょう。
たとえ、他の人にも非があったり、責任がある場合でも、始末書では他の人には言及せず、自分の過ちだけについて書きます。
さらに、謝罪のしすぎや、感傷的な訴えかけには陥らないように注意が必要です。
かえってごまかしていると感じられたり、ごちゃごちゃ言いすぎていると感じられる場合があります。
文体は必ず丁寧文で書き、簡潔にまとめてあることが重要です。
]]>始末書を書くに当たって、受け取る側の気持ちに立って自分の文章を読み直すことは、自分の文章を読んで相手の感情がどう変化するのかを知るいい訓練になります。
始末書を受ける取る側は次のようなことに注目しています。
自分がどうして怒られているか理解しているのか。
被害・損失をどのようなかたちで補償してくれるのか。
自分の非をどれだけ素直に認めているのか。
今後、同じような不始末を起こすおそれはないだろうか。
今後も信頼してつきあうに足る相手だろうか。
始末書を書き上げたら、自分の書いた文章を読んでみて下さい。
難しいことはありません。
相手の立場を想定して、客観的に自分の文章を読むだけでいいのです。
恐らく、文章を読むことによって何かしらの感情が湧いてくるでしょう。
受け取る側の上記の疑問を解消してくれるもので、「許す」と言う感情が湧いてくるかどうか確認してみてください。
それができているならば、必ず相手側から「許し」を与えられるでしょう。
]]>始末書の提出は、罪を犯したから罰を与えるということ以外に、もっと大事な効果があります。
後のトラブル防止と言う観点からお話しします。
始末書を取っておくと記録として残ります。
このことが大事です。
その為、万一、裁判になったときに事実の有無を示す重要な証拠にできます。
始末書がなければ、違反行為を証明する記録がないので、会社の立場は不利になります。
後から違反行為を立証するのは困難です。
何の処分もしていなければ、会社はその行為を知っていながら黙認していたと
みなされます。
違反行為を行った従業員を、後で解雇したら、従業員から解雇の無効を求めて訴えられ、状況証拠はあるにもかかわらず会社が事実を証明できなかったと言う例があります。
また、違反行為を行った従業員を、後で解雇したら、従業員から解雇の無効を求めて訴えられ、黙認されていたとして、従業員の言い分が通った(解雇無効と判断された)裁判例もたくさんあります。
違反行為はその場で始末書もしくは顛末書を書かせて保管しておくことが重要です。
]]>始末書の提出は、罪を犯したから罰を与えるというだけでなく、もっと大事な効果があります。
教育的立場から始末書の効果をお話しします。
例えば、遅刻を繰り返す従業員がいたとします。
常識的に、遅刻は悪いことと皆が知っています。
しかし、不運なことに、学校教育でそのことを理解することができなかった従業員がいたとします。
今まで生きてきた環境で理解できなかったわけですから、誰からも注意されなければ、本人は遅刻が悪いこととは思わないです。
「なぜ遅刻はいけないのか」
「遅刻することで他の従業員にどれくらいの迷惑をかけているのか」
など、最初は口頭で指導します。
それでも改善されないときに始末書を提出させることで、自分の行った事の重大さに気付くこともあります。
始末書は民間会社ではむやみに提出させることができないので、社内規定を確実に制定して、始末書を仕組みの中で定着させた上で、顛末書と始末書を組合わせて運用することが好ましいようです。
]]>御社では、従業員が問題行動を起こしたとき、どのように対応されていますか?
従業員が問題行動を起こしたとき、始末書を提出させたことはありますか?
始末書と聞くと、そこまでしなくても穏便に済ませますよ、と言う声が聞こえてきます。
始末書は、職場の雰囲気を悪くするものという先入観にとらわれていませんか?
始末書を御社の仕組みに組み込むことで、御社の職場の雰囲気が悪くなることを防げるとしたら、興味が湧きませんか?
例えば、始末書を仕組みに取り入れてない場合のことを考えてみましょう。
ある自分勝手な考えや行動をする従業員がいるとします。
その行動が咎められないことを確認した他の従業員は、「じゃー、私も」という考えになります。それが他の社員にどんどん波及していきます。
上司が陰で注意したとします。
それでも、今まで自分勝手な考えや行動をする従業員は意に介しません。
始末書も書かせられないので、手をこまねいている間に、それが職場全体に蔓延すると、チームワークがなくなり、好き勝手なことをする従業員が増えます。
そして、業績も...。
そうなる前に手を打っておかなければ、組織風土が悪い方向へ流れていきます。
見て見ぬ振りをしていると、後で必ずツケが回ってきます。
この蔓延に歯止めを効かすには、まず職務規定に始末書を書く場合を規定し、風紀を乱す行為を始末書を書くことになる場合に含めます。
そして、従業員が問題行動を起こしたとき、その時点で始末書を提出させます。
そこで初めて、問題行動を起こした従業員は、それが行けないことだと知ります。
問題行動を起こした従業員は、その問題行動を止めなければ、職を失うと自重するようになります。
そうして、会社の雰囲気が悪くなることを未然に防ぐことができるのです。
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